Quá trình tổ chức sự kiện ngoài tỉnh

Quá trình tổ chức sự kiện ngoài tỉnh

Quá trình tổ chức sự kiện ngoài tỉnh đa phần công tác chuẩn bị sẽ khó khăn hơn khi được tổ chức tại tphcm. Vì lý do địa lý, cũng như sẽ phát sinh chi phí cao hơn khi chương trình tổ chức tại thành phố. Lựa chọn địa điểm có thể là phần khó khăn nhất trong toàn bộ quá trình. Khi tổ chức một sự kiện ngoài tỉnh cho một đơn vị nào đó, đây là những ý kiến cần xem xét khi tổ chức event chinh chiến xa nhà!

Quy trình tổ chức sự kiện ngoài tỉnh thành công, tiết kiệm kinh phí

Thứ nhất: Vấn đề khảo sát nếu bạn tổ chức một chuỗi sự kiện tại nhiều địa điểm khác nhau ở các tỉnh. Đội ngũ nhân viên phải đi các tỉnh nhằm khảo sát địa điểm, đo đạc toàn bộ khu vực, chụp hình sau đó gửi thông tin chính xác để đội ngũ thiết kế đưa ra những mẫu thiết kế demo tốt nhất dành cho khách hàng. Việc này thực tế và cần thiết, vì bạn sẽ không thể dựa vào hình ảnh của khách hàng cung cấp (thường rất lung linh) hay kích thước mà họ đưa ra cho bạn để lên mẫu thiết kế hoặc trang trí để rồi đến lúc ra hiện trường setup thì toàn bộ thiết bị đều không phù hợp.

Thứ hai: Phương tiện di chuyển cho khách mời khi diễn ra chương trình tại những địa điểm khác nhau. Có thể bằng những phương tiện phù hợp, để đưa tòa bộ khách mời đến địa diểm tổ chức một cách an toàn và tiện lợi nhất.
Thứ ba: Vận chuyển trang thiết bị sự kiện đến địa điểm tổ chức. Hãy tính toán và sắp xếp thời gian sao cho phù hợp. Ví dụ đi xe mất bao nhiêu tiếng, xuống tới nơi là mấy giờ, giờ đó vào ở khách sạn có bị tính thêm ngày hay không,… và có các phương án dự phòng như xe hư giữa đường chẳng hạn.

Thứ tư: quá trình setup và thi công thiết bị sự kiện. Tùy vào sự kiện tổ chức ngoài trời hoặc trong nhà luôn đưa ra những phương án dự phòng, để tránh những sự cố đáng tiếc. Cũng cần lưu ý làm việc với các nhà cung cấp thiết bị uy tín, bạn có thể nên đưa ra cho những nhà cung cấp âm thanh ánh sáng, sân khấu, màn hình led, nhà bạt, dù che, sẵn sàng set up thiết bị trước 1 đến 2 ngày khi bắt đầu diễn ra sự kiện.

Thứ năm: Tìm hiểu và làm việc với các khách sạn nhà hàng gần nơi tổ chức sự kiện, để lập dự toán toàn bộ chi phí ăn ở của khách hàng, cũng như cho toàn bộ đội ngũ thi công sự kiện trong những ngày thực hiện chương trình, để đưa ra chi phí tốt nhất cho quá trình tổ chức sự kiện ngoài tỉnh.

Quá trình tổ chức sự kiện ngoài tỉnh trên đây là một số vấn đề cần lưu ý khi thực hiện các event. Chắc chắn vẫn chưa thể đầy đủ vì tùy quy mô và tính chất chương trình mà sẽ có phát sinh hoặc thay đổi thiết bị sự kiện sao cho phù hợp nhất. Nhưng hy vọng những lưu ý trên giúp khách hàng khắc phục bớt phần nào sai sót trong những ngày đầu làm công việc tổ chức sự kiện ở tỉnh xa.



BÀI VIẾT LIÊN QUAN